¿Como cotizar en un PH como un experto desde cero?

Una de las actividades más importantes dentro de la Propiedad Horizontal es el hecho de tener que cotizar distintos proveedores, equipos, insumos, etc. Siendo estos elementos muchas veces de un manejo técnico que inclusive para aquellos que tenemos alguna preparación o estudio técnico nos puede resultar un poco complejo si es la primera vez que nos vemos involucrados en este tipo de compra o contratación.

Primero que todo debemos de partir del hecho de que nuestro objetivo al comprar un equipo o contratar un servicio, es lograr comparar “manzanas” con “manzanas”, y no “manzanas” con “peras”. Esta analogía lo que quiere decir en términos prácticos es que si tuviésemos que comprar un carro, no puedes comparar un carro sedán de gama baja, con una camioneta de lujo, a pesar de que ambos tienen 4 llantas, motor, 4 puertas, te llevan del punto “a” al punto “b”, y aunque los dos sean carros; son totalmente distintos en su costo, acabados, seguridad, funcionalidades, por lo tanto antes de comprar un carro, debemos establecer ¿para qué lo estoy comprando?, ¿cuánto presupuesto tengo?, ¿lo voy a comprar al contado o financiado?, ¿necesito que sea 4×4 o 4×2?, ¿automático o manual?, ¿qué color voy a comprar?, ¿quiero que tenga muchos o pocos sistemas de seguridad?, ¿Diesel o gasolina?, etc. Tenemos que ser lo más específicos posibles.

Al igual que cuando compramos un carro, necesitamos establecer específicamente que queremos comprar en un PH, cuando lo necesite. Para ellos colocaremos algunos ejemplos y como a través de unos sencillos pasos puedes cotizar como un experto, sin serlo. TIP: nunca escojas la opción más barata, a menos que haya suficientes sustentos que te permitan inclinarte por esa opción, los cuales explicaremos mas adelante.

Establece que tienes una necesidad. Para ello presentaremos dos casos y como sería el proceso de cotización en cada caso:

• Caso 1: se quemó una bomba de agua potable, y es solo queda una sola y es riesgoso operar con solo una bomba.

1. Es preciso adquirir esta bomba porque en caso de que la única bomba que tenemos operativa falle, el edificio se quedaría sin el servicio de agua potable. Se recomienda sea de la misma capacidad, considerando que no se tendrá una mejora en el diseño.
2. Primero hay que revisar las especificaciones de la bomba en la placa que tiene pegada, en donde indicara si es monofásica o trifásica, los caballos de fuerza (hp), y el voltaje en que trabaja, entre otros parámetros. Nota: no es necesario entender que significa cada cosa para cotizarlo.
3. Con esta información en mano procedemos a cotizar, se le envía esta información al menos 3 proveedores reconocidos de suministro de equipos de bombeo.
4. En caso de que el PH mantenga un servicio de mantenimiento preventivo del sistema hidroneumático de bombeo, y que el proveedor también suministre equipos de este tipo, deberán ser parte de los proveedores a cotizar.
5. Una vez recibidas las cotizaciones se deberá hacer un cuadro comparativo de cotizaciones en las cuales se deberán incluir los siguientes parámetros: Proveedor; Descripción del Equipo: marca, caballaje, tipo de instalación (monofásica o trifásica), entre otros parámetros que se puedan comparar; Costo: valor del equipo, forma de pago (contado, financiada); Tiempo: tiempo de suministro, período de garantía del equipo.
6. En caso de que la información proporcionada no sea suficiente, o no permita comparar adecuadamente se deberá contactar al proveedor para que ajuste o detalle algún parámetro en la cotización.
7. Una vez se tengan estos parámetros se podrá hacer una comparación equitativa en términos de las posibilidades financieras del PH, y en términos de mejores condiciones por parte del proveedor, y escoger a quién le compraremos el equipo y como.
8. En muchos casos, también agregamos la columna de Mantenimiento: frecuencia de mantenimiento, costo de mantenimiento. Esto sería en el caso de que estemos comparando proveedores que suministran y mantienen los equipos al mismo tiempo. El costo de mantenimiento preventivo es uno de los rubros que mas incide en el presupuesto de un PH, al ser un costo recurrente, pero obligatorio.
9. Si es miembro de Junta Directiva o administrador no dude en ponerse en contacto con nosotros para recibir un formato gratuito de cotización de equipo para su PH. (https://panaprofit1.com/)

• Caso 2: no se está conforme con el servicio de seguridad y la Junta Directiva ha pedido buscar otras opciones.

1. Hay que partir del hecho que en Panamá existen mas de 600 empresas de seguridad a nivel nacional, y muchas de ellas no cuentan con la infraestructura necesaria ni con las condiciones para brindar un servicio con responsabilidad y respaldos necesarios.
2. Los tipos de puesto de seguridad más comunes en la propiedad horizontal son los de garita (fijos), y lo que realizan rondas en un área específica dentro del PH (rondines). Otro de los factores importantes al evaluar una empresa de seguridad es saber que cotizan en términos de turnos de 12hrs o turnos 24hrs.
3. Una vez se escojan al menos 3 empresas de seguridad reconocidas a nivel nacional, al igual que en el caso anterior, debemos ser específicos al cotizar. ¿Cuántas unidades necesitamos?, ¿Cuántos turnos 12hrs o cuantos turnos 24hrs?, ¿Deseas que tengas armas de fuego o no?, ¿Deseas que tengan algún tipo de servicio adicional como: ronda, bicicleta, marcación por código QR, cámaras, etc.? (estos son algunos de los servicios adicionales que incluyen las empresas de seguridad.), ¿Necesitas que hable inglés?, entre otros.
4. Una vez que se establezcan los distintos parámetros se envía la información a todas las empresas proponentes para que procedan a cotizar.
5. Cuando son recibidas las cotizaciones se deberán ordenar la siguiente forma: Proveedor, Detalle del servicio: # de unidades, tipo de contratación (12hrs o 24hrs), que tipo de arma incluye, valores agregados (servicios extras dentro del precio), incluye supervisor 24hrs “on call”, entre otros. Costo: costo mensual por turno (12hrs o 24hrs), forma de pago (mes corriente o mes vencido); términos de la cláusula de salida (esta información es importante, ya que la mayoría de las personas piensa en la contratación, más no en la salida del proveedor en caso de que sea necesario, la recomendación es que sea con 30 días de aviso previo, en cualquier momento por la parte contratante.)
6. Una de las consideraciones que muchas veces se toman es que se mantengan una o mas unidades de la empresa anterior, si bien es cierto puede no ser considerado ético, es una práctica usual que le beneficia al PH por el manejo histórico de las unidades. Tomar en cuenta que algunas empresas pueden tener cláusulas en donde te pueden penalizar si intentas quedarte con sus unidades hasta un tiempo después de realizar la finalización del contrato.
7. Escoja la empresa en términos de capacidad financiera del PH, y solicite reunión con el Gerente o inclusive el dueño de ser necesario, para buscar compromiso, ya que esta será una de las contrataciones más importantes y costosas que tendrá su PH.
8. En PANAMA PROFIT, ofrecemos a nuestros clientes un Procedimiento Operacional Estandarizado (POE) para las empresas de seguridad que son contratadas por el PH, para mas información (https://panaprofit1.com/).

Al momento de realizar una contratación, pueden existir otras variables, que deberán ser consideradas en cada caso específico.

Toma estas recomendaciones y estarás mucho más tranquilo en tu PH al momento de contratar a alguien, te deseo suerte, ¡y espéranos en nuestro próximo BLOG!

¡CREAMOS COMUNIDADES FELICES!

Escrito por: Ing. Emmanuel Camarena (Gerente General de Panamá Profit, S.A. – Empresa de Administración de PH en Ciudad de Panamá y el área Playas).