¿Cómo calcular costos de Proyectos internos dentro del PH para principiantes?

Antes de comenzar con esta útil información, como Ingeniero Civil con estudios en Administración de Proyectos, puedo indicar que la definición de proyecto es aquel esfuerzo que se lleva a cabo para crear algo único, con la característica que tiene un inicio y un final establecidos, y que al final cumple con los objetivos para el cual fue conceptualizado, o se decide terminarlo porque ya no es necesario o porque los objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos.

En la propiedad horizontal existen innumerables proyectos de distintos tamaño y nivel de importancia, en los cuales las Juntas Directivas y los Administradores, son responsables.

Existen 5 fases esenciales para la gestión de un proyecto las cuales son:

  1. Análisis de Viabilidad
  2. Planificación Detallada
  3. Ejecución
  4. Seguimiento
  5. Cierre

Algunos de los proyectos que hemos podido gestionar como administradores de PH a lo largo de los años y que tienen cierto nivel de complejidad técnica y valor son:

  1. Suministro e Instalación de dos plantas eléctricas para un PH de 4 edificios de 8 pisos en las playas. ($198,000)
  2. Rehabilitación y pintura externa para un edificio de 29 pisos en el centro de la ciudad. ($110,000)
  3. Suministro e instalación de una cerca eléctrica de 5 hilos, de 1,800m de largo, en el área Este. ($38,000)

Recordando que la definición de proyectos es que son un esfuerzo, son únicos, y que tienen un inicio y un fin. En la Propiedad Horizontal tenemos muchos otros pequeños proyectos de los cuales somos responsables y no necesariamente son tratados como lo que son, porque si requieren un análisis similar a una menor escala. Entre los cuales puedo mencionar:

  • Instalar un sistema de CCTV de 6 cámaras HD para área garita. ($1,500)
  • Rehabilitar un depósito para hacerlo una oficina de administración ($4,800)
  • Revestir la pared con baldosas decorativas en un lobby ($2,400)

Una vez explicado lo que son y dados algunos ejemplos de proyectos dentro la Propiedad Horizontal, entremos en materia para saber como calcular los costos de un proyecto interno de la PH. Para ello utilizaremos un ejemplo de referencia.

REHABILITACIÓN Y PINTURA DE UN EDIFICIO DE 25 PISOS, CON 80 UNIDADES, QUE INCLUYA MATERIAL Y MANO DE OBRA.

Al momento de llevar a cabo un proyecto de este tipo en una propiedad horizontal, en la gran mayoría de los casos se requiere el aporte de una cuota extraordinaria para poder pagar por estos servicios. El ¿Cuánto? está en la punta de la lista de preguntas que se hacen los propietarios al momento de revisar este tipo de proyectos extraordinarios, y es nuestro deber hacer una evaluación responsable no solo de los costos sino de otros parámetros como lo son el alcance del proyecto (lo que incluye y lo que no incluye), el tiempo (duración de las obras, y particularidades como lluvias, tiempos de garantía).

En este artículo nos centraremos en revisar como establecer el costo de un proyecto de pintura, desde sus inicios.

Los proyectos en términos de costos se dividen en costos directos y costos indirectos. Los directos son aquellos costos directamente relacionados a la ejecución de la obra por parte del contratista seleccionado, los costos indirectos son aquellos costos que fluctúan y dependen de otras variables como duración de la obra, o situaciones particularidades durante su gestión, y son necesarios para dar soporte.

Como Administrador de PH, les recomiendo establecer la siguiente fórmula para el cálculo de sus proyectos en sus PH:

  • Costo del Proyecto = Costo directo de la obra + (Costo de inspección + Imprevistos)
  • Costo del Proyecto: valor total de la obra que deberá ser dividido de forma proporcional entre las unidades departamentales del edificio, según los criterios que establezca la asamblea de propietarios. Es la suma de las cuotas extraordinarias.
  • Costo Directo de la obra: valor del contrato de pintura que en este caso incluye el material y la mano de obra.
  • Costo de Inspección: será el costo por un profesional que inspeccione los trabajos del contratista por parte del PH, y pueda dar el seguimiento a las cuentas, para rendirle cuentas a la Junta Directiva.
  • Imprevistos: particularmente me inclinaría por un 5% del valor del Costo Directo del Proyecto + un % razonable en vista de las personas que posiblemente no puedan pagar según su historial de pago. (en los PH si no cuentas con la cuota de gastos comunes, es mejor asumir que no vas a contar con la cuota extraordinaria, y se deberán hacer esfuerzos de cobro por la vía judicial). Este criterio es muy importante, porque si no se considera es posible que te quedes sin fondos en plena ejecución de obras.

Usualmente en los proyectos dentro de los PH no se consideran ni el costo de inspección, ni los imprevistos, sin embargo, no vivimos en un mundo perfecto, y siempre van a ocurrir eventualidades en el camino, y es mejor contar con recursos que se puedan asignar a estas eventualidades.

Los administradores de PH usualmente no son técnicos, ni es parte de sus funciones supervisar la ejecución de obras directamente, o emitir un reporte técnico de inspección y/o aprobación de obras, a menos que su contrato lo indique. Por lo que es recomendable que se contrate a un inspector externo realice estas labores.

Si bien es cierto los PH tienen recursos limitados, a pesar del costo que acarrea recomiendo que se haga un esfuerzo por apegarse en la medida de lo posible a las 5 fases esenciales para la gestión de Proyectos dentro de la Propiedad Horizontal. Si la falta de recursos es muy evidente, se recomienda conformar un Comité provisional de propietarios conformado por Ingenieros, Arquitectos y/o profesionales según el campo a desarrollar.

Póngase en contacto con nosotros a través de nuestra página (https://panaprofit1.com/), y le enviaremos un formulario de comparativa para proyectos para su PH GRATIS. Si necesita ayuda para establecer el cálculo de cuotas extraordinarias dentro de su PH, o evaluación para proyectos internos dentro de su PH, ¡no dude en contactarnos!

Toma estas recomendaciones y estarás mucho más tranquilo en tu PH al momento de realizar un proyecto que requiera cuota extraordinaria, te deseo suerte, ¡y espéranos en nuestro próximo BLOG!

¡CREAMOS COMUNIDADES FELICES!

Escrito por: Ing. Emmanuel Camarena (Gerente General de Panamá Profit, S.A. – Empresa de Administración de PH en Ciudad de Panamá, Panamá Oeste y el área Playas).

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