El año 2020 fue un año caótico en Panamá, ¡aceptémoslo!, no se sabía que iba a pasar en el país, se emitían resoluciones constantemente que nos llevaban a tomar acciones de un día para otro, enviar comunicados, reuniones de Junta Directiva, teletrabajo, y desafortunadamente no se podían tomar decisiones trascendentales en la Propiedad Horizontal como un cambio de Junta Directiva, o modificaciones de la cuota de gastos comunes, aprobación de cuotas extraordinarias (ya se que muchos dirán, pero “yo si pude hacerlo”), si ese es el caso, lo felicito. Sin embargo, el común denominador es que muchos administradores y Juntas Directivas estuvieron bastante parados durante el año 2020, debido a la pandemia, la incertidumbre, la falta de pagos de cuotas de gastos comunes, las restricciones de movilidad, y las dificultades para lograr un aforo mínimo reglamentario que no atentara contra las normas sanitarias de aquel momento, y constantemente cambiantes.
¡Aleluya! Llegó noviembre y por medio de la Ley 180 de 16 de noviembre de 2020, se modifica la Ley de Propiedad Horizontal, y se permiten las reuniones de asambleas de propietarios por medios tecnológicos.
¡Excelente!, luego ¿Qué?
Tanto administradores como miembros de junta directiva, comenzamos a explorar esa posibilidad, y nos preguntábamos ¿qué tan difícil puede ser?, si me he reunido por zoom durante toda la pandemia, ¿o no?
Nunca debemos subestimar el cambio.
Una asamblea virtual, no es una asamblea presencial. A pesar de que básicamente se rige por las mismas leyes, existen varios elementos que se deben tomar en cuenta, como lo son:
- La plataforma digital adecuada.
- La debida asesoría legal en materia de propiedad horizontal.
- El correcto manejo de la audiencia por quien presida la reunión digital para lograr los objetivos planteados.
Existen muchas aplicaciones en el mercado (e.g. zoom, meets, teams, etc), que técnicamente hacen lo mismo como hacer videollamadas, unas con mas capacidad que otras, con distintas posibilidades a nivel técnico, distintos precios, incluso algunas gratis y parece ser sencillo. Pero para poder llevar a cabo una asamblea virtual, la plataforma debe encajar con el tamaño de la audiencia (no tener un zoom de 100 cuando tienes 350 unidades inmobiliarias), no poder controlar los micrófonos de la audiencia (todo el mundo habla sin orden y sin control), no poder guardar los resultados de la votación y la grabación del audio y video (la reunión debe ser validable según el artículo 3 de la ley 180), controlar los chats, las votaciones, el acceso a la reunión para no duplicar usuarios, entre otras cosas más.
Algunas de las empresas locales con quienes hemos trabajado que ofrecen el servicio de asambleas virtuales son: REUNETE, ASAMBLEAR y MUNILY.
La escogencia de la plataforma debe hacerse con suficiente tiempo, para que cuando se envíe la convocatoria los propietarios sepan por qué medio se realizará y si existe algún método de autorización previo puedan hacerlo, así como presentar los poderes a la administración con anticipación y preferiblemente debe venir acompañada del siguiente punto en la lista de elementos a tomar en cuenta.
La asesoría legal antes, durante y después de una asamblea virtual y/o presencial, es fundamental. Mas quiero hacer énfasis en que durante una asamblea virtual existen nuevos elementos legales a tomar en consideración que permitirán desarrollar la asamblea de la mejor forma posible. Los porcentajes específicos de la propiedad horizontal, al momento en el que es redactado este artículo son regidas por la Ley 31 de 2010, la cual fue reglamentada por el decreto ejecutivo 151, y modificada por la ley 180, siguen siendo un tema que puede entorpecer la toma de decisiones en una asamblea de propietarios en esta ocasión virtual, adicional a los nuevos elementos a tomar en cuenta como los son los requisitos obligatorios durante una asamblea ordinaria (presupuesto, informe de gestión, e informes financieros auditados del período anterior), el envío de la convocatoria con no menos de 10 días y no mas de 20 días calendario, el envío de los poderes para representación en la asamblea con al menos 24hrs previas a la reunión que fue convocada, entre otros. Una de las firmas locales especializadas en materia de propiedad horizontal con quién trabajamos es: PH CONSULTINGS & LEGAL SERVICES.
Por último, el correcto manejo de la audiencia por quien dirija la reunión (ya sea el presidente o el administrador) tenga habilidades tanto informáticas básicas como de expresión verbal. Tendrá que hablar frente a una cámara y un micrófono (¡adiós al miedo a hablar frente a una cámara!), frente docenas de personas y controlarlas para que no se salgan de contexto, se logre revisar los temas de la agenda, y se pueda concluir en un tiempo razonable la reunión virtual.
Las experiencias que hemos tenido desde la óptica de empresa de administración de PH, después de tener más de una docena de asambleas de propietarios virtuales desde noviembre del año pasado a la fecha, son:
- Se tiene un quórum mayor que lo teníamos antes cuando se tenían asambleas presenciales.
- Los propietarios cuando están en otra zona horaria (otro país) pueden participar y lo aprecian.
- Es posible tocar los temas de la agenda sin tener que entrar en polémicas entre vecinos con el administrador, y/o con miembros de la junta directiva. Se reduce considerablemente.
- Es posible verificar en tiempo real, documentos, leyes, acuerdos, entre otros de ser necesario, y se le mostrará a la audiencia para aclarar dudas.
- Se reducen los tiempos para decidir tener una segunda convocatoria en caso de que sea necesario y se cierra la reunión.
Las asambleas virtuales y los medios tecnológicos de votación llegaron para quedarse, porque se logra mayor eficiencia. Soy de la opinión que las asambleas virtuales deben prevalecer a pesar de que se permitan las presenciales, principalmente para aumentar las probabilidades de tener la reunión por medio del Quórum reglamentario, tomar en cuenta a quienes se encuentran fuera del PH o del país, y tener un control digital de las votaciones para reducir los errores en el conteo de estas.
Escrito por: Ing. Emmanuel Camarena, Ingeniero Civil, empresario, presidente de Panamá Profit, S.A., empresa de administración de PH en Playas, y Ciudad de Panamá.
